Täna muutub soolaseks?
Kui olete, proovige neid sõnu ja väljendeid vältida. Need on adressaadile signaaliks, et teil on halb päev. Mis töötab paremini? Ma ütlen alati-- selgitage üksikasju . E-post on suurepärane vorm, et minna üksikasjalikult selle juurde, mida tegelikult öelda tahate.
Oluline on jätta vahele koodisõna ja fraasid, mis viitavad sellele, et teil on halb tuju, sest seda on liiga lihtne valesti tõlgendada kui viha või isegi pahameelt. Ärge öelge 'edaspidiseks kasutamiseks', vaid selgitage miks soovite muuta tulevikus toimuvaid projekte ja miks see teile nii oluline on. Selle asemel, et öelda 'kahjuks', jätke see sõna vahele ja selgitage halbu uudiseid rohkem empaatia ja mõistvusega. Proovige seda minu peal e-kirjaga! Olen valmis kuulama .
1. Kahjuks ...
Olen seda varem maininud - see kõlab tagasilükkavalt ja natuke ebaviisakalt. Viha on kuulda valjusti ja selgelt. (Isiklikult saate kasutada tooni, mis kõlab siiramalt.) See näitab, et teil on halb tuju, sest see on napisõnaline ja tavaliselt järgnevad mõned halvad uudised.
2. Edaspidiseks kasutamiseks ...
See on randme laks. Põhimõtteliselt on see ütlemisviis - kuule, sa lõid segi, aga vaata, et sa seda enam ei teeks. Sageli on raske meeles pidada, et meilil pole a meeleolu . Võib-olla ütlete seda terminit kergekäeliselt või sarkastiliselt. Saaja seda ei tea. (Muide, ma näen, et see on palju lühendatud tulevikuks. See on sama soolane.)
3. Seoses ...
Kui kasutate ametlikku sõna nagu 'seoses', annab see märku, et olete veidi ärritunud. Miks nii? Enamikule meist on e-post muutunud mitteametlikuks suhtlusviisiks. Nädalas saame sadu sõnumeid. Kui libisete ootamatult samale toonile, mida advokaat või raamatupidaja võib kasutada, tundub, et ärkasite voodi valel küljel,
4. Vastuseks ...
Taas on see ametlik toon. Aastaid oli e-post natuke kaunim. Siis midagi muutus - see muutus pigem kiirsuhtluseks või vestluseks. Sellise ametliku fraasi kasutamine muudab teid pisut vihaseks või ärritunud, isegi kui see pole eesmärk.
5. Edasi ...
Siin on minu isiklik lemmik. See on nii, nagu ühinesite äkki vennaliku ordeniga või sai laeva kapteniks. 'Värbake, tehke seda edasi.' See kõlab lihtsalt tagasilükkavalt. Kui olete ülemus, kõlab isegi, nagu oleks inimene vallandamas.
6. Palun andke nõu ...
Siin on veel üks advokaaditaoline termin. (Muide, rikkute hetke, kui kasutate nõustamise asemel „nõu”.) Miks mitte selgitada veidi rohkem, miks on oluline, et saaja jagaks teiega veel mõnda teavet? Või ... proovige telefoni kätte võtta.
7. Nagu me varem arutasime ...
Teie e-kiri tuletab saajale meelde, et rääkisite. Kuidas saab see halb olla? Noh, enamik meist ei loe seda niimoodi. See on tõrjuv, sest ilmselt teab saaja, et olete rääkinud. Miks meeldetuletus? Enamasti on see tingitud sellest, et meile meeldib käituda nagu targad.
8. Vt allpool ...
Selles süüdi. Ma olen kirjutanud 'vaata allpool' ilma muu selgituseta. Probleem on selles, et see tundub ebaviisakas ja järsk. See sunnib saajat tööd tegema. Parem lähenemisviis on e-kirja kokkuvõte või küsimuse esitamine, vallandades vastuse, selle asemel et natuke laisalt tegutseda.
