Vähesed inimesed võivad öelda, et nad ei lase kunagi oma postkasti kontrolli alt väljuda. Isegi kui sa oled rohkem postkast null pühendunu, on üsna tõenäoline, et leiad end üleujutatud postkastist, kui naasete puhkuselt või peate mõneks päevaks projekti alla minema.
Lihtsamalt öeldes raiskab aega meilisõnumite jätmine sinna, kuhu maandub. Sina raisake iga päev 27 minutit teie postkastis virelevate e-kirjade uuesti lugemine, sest te ei saa jätta lugemata, mida teie silmad näevad.
Täielik postkast loob ka rohkem segavaid tegureid. Uuringud näitavad, et see võtab aega 23 minutit tagasi korduvalt katkestada. Lisaks tekitavad täielikud postkastid visuaalse segaduse, mis kurnab teie kognitiivset energiat.
Postkasti tühjendamiseks võite soovida iga e-kiri eraldi üle vaadata. Siiski kuluks tunde, kui kulutaksite igale e-kirjale vaid ühe minuti. Alternatiiv on samamoodi riskantne - võite kõik meilid ühte kausta koondada või need kõik kustutada ja riskida olulise märkme puudumisega.
Oma treeneri- ja koolitustööde abil olen siiski tuvastanud kuus otsingut, mis tuvastavad meilid, mis vajavad palju vähem individuaalset töötlemist. Nende otsingute abil saate mõne minuti jooksul oma postkastist välja viia sadu - kui mitte tuhandeid - e-kirju, jättes need, mis vajavad kõige tõenäolisemalt individuaalset ülevaatamist.
Enne kui saate neid kuut otsingut ära kasutada, peate looma kaks meilikausta. Kõigepealt looge Outlookis „Arhiiv” või Gmailis „Kõik kirjad” ja seejärel looge „Lugemised”, olenemata sellest, millist e-posti teenust te kasutate. Kui olete seda teinud, on siin kuus otsingut, mida saate kasutada e-kirjade tuvastamiseks, mis tõenäoliselt ei vaja individuaalset töötlemist.
1. Teisaldage kõik üle 7 päeva vanemad meilid kausta Arhiiv / Kõik kirjad
TO 2018. aasta uuring 1200-st tarbijast leidis, et vaid 13 protsenti klientidest ja vähem kui 1 protsent töökaaslastest ootavad meilisõnumile vastust kahe päeva pärast. On vähe võimalusi, et nädala vanuse e-kirja saatja ootab endiselt vastust. Veel e-kirjade eemaldamiseks muutke see viieks või isegi kolmeks päevaks.
Isoleerige need meilid nende otsingujärjestuste abil ja teisaldage need seejärel jaotisse Arhiiv / Kõik kirjad:
28. jaanuar sodiaagimärkide ühilduvus
- Gmail: in: postkast vanem_ kui: 7d
- Väljavaade: saadud:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Teisaldage kõik meilid, millele olete koopia saanud ja mis on vanemad kui 3 päeva, kausta Arhiiv / Kõik kirjad
Kui teile saadetakse e-kirjad, on vähem võimalust, et peaksite vastama, kui te pole seda veel teinud. Leidke need meilid järgmiste otsingujärjestuste abil ja teisaldage need seejärel jaotisse Arhiiv / Kõik kirjad.
- Gmail: cc: mina vanem_ kui: 3d
- Outlook: cc: teie meil, saadetud:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. Teisaldage e-kirjad, millel pole teie nime ja vanemad kui 3 päeva, kausta Arhiiv / Kõik kirjad
Teie e-kirjad, mis ei sisalda teie nime, vajavad vähem teie vastust. Mõni e-kiri (nt. Meeskonnale adresseeritud või algusega „Tere kõik”) võib nõuda teie vastust, kuid sidudes puuduva nimekriteeriumi 3-päevase kriteeriumiga, saate vähendada millegi olulise kaotamise riski.
- Gmail: -matt vanem_ kui: 3d
- Väljavaade: EI saadud matt:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Teisaldage kõik uudiskirjade ja meililistide meilid kausta Lugemised
Te ei pea uudiskirja lugema. Teisaldage need kausta Lugemised ja seadistage reeglid / filtrid, et suunata need edaspidi sinna automaatselt.
Nende e-kirjade leidmiseks pole ideaalset viisi, kuid saate suurema osa saamiseks kasutada seda ja järgmist otsingut.
- Gmail: in: postkasti silt: ^ unsub
- Outlook: tellimuse tühistamine VÕI loobumine
5. Teisaldage ülejäänud meililoendi meilid jaotisse Lugemised, otsides levinud postiloendi termineid
Pärast eelmise otsingu kasutamist otsige Gmailist ja Outlookist järgmisi termineid, et leida võimalikke rändureid: 'privaatsuseeskirjad' või 'Tingimused' või 'eelistused' või 'vaata brauseris ' või 'vaata kui veebileht.'
sodiaagimärk 23. aprilliks
6. Kustutage kalendrikutsetele vastuste teatised
Ehkki meilid, mis annavad teile teada, et keegi saab eelseisval koosolekul osaleda, võivad hetkel abiks olla, pole siiski vaja lubada neil meilidel teie postkasti ummistada, kui saate kutse enda koosolekutel inimeste vastuseid kokkuvõtlikult vaadata.
Isoleerige need meilid ja seejärel kustutage need:
- Gmail: pärit: calendar-notification@google.com
- Outlook: Vaikse ookeani aeg (asendage oma ajavööndiga). Kahjuks pole nende meilide eraldamiseks Outlookis ülilihtsat viisi.
Need otsingud võivad arhiivida mõned soovitud kirjad, mis jäävad teie postkasti, kuid eelised kaaluvad selle riski üles. Lisaks leiate need e-kirjad kaustadest sama hõlpsalt kui postkastis.
