Minu postkastis on praegu 93 e-kirja, millest 15 on lugemata. Kui palju teil neid on?
Viimase paari aasta jooksul on Inbox Zero tõusnud kui populaarne ajajuhtimise tehnika. Merlin Manni välja töötatud Inbox Zero toetab teie e-posti postkasti alati tühjana hoidmist. Inbox Zero eestkõnelejad kiidlevad, et on teistest paremad. Kuna nad suudavad säilitada tühja postkasti, on nad saavutanud deklareerimata aju ja saavad paremini olulisele asjadele keskenduda.
See ajab mind hulluks. Inbox Zero on täielik aja raiskamine. Pean end selles maailmas vaid käputäie asjade eksperdiks ja ajaplaneerimine on üks neist. Praeguse ja minimaalse postkasti olemasolu on tõepoolest väärtuslik, kuid veenduda, et minu postkast oleks iga päev nullis, on raiskav ja häiriv.
Siin on viis ajajuhtimise tehnikat, mille valiksin Inbox Zero üle igal nädalapäeval:
1. Bumerang
Boomerang on Gmaili laiendus. See on ainus parim ajaplaneerimise tööriist, mille olen oma karjääri jooksul avastanud. Kui ootate saadetud meililt vastust, võite valida, kas see meil kuvatakse teie valitud postkasti ülaosas hilisemal kuupäeval ja kellaajal, kui te pole selleks ajaks vastust saanud. Samuti saate koostada e-kirja igal kellaajal ja saata selle hiljem. Kirjutan sageli e-kirju kell 23.00 või 06.00 ja kasutan Boomerangi selleks, et nad saadetaks tööaega, et mitte kaaslasi häirida.
2. Trello
Trello on tasuta ülesannete haldamise tööriist, mis on saadaval nii veebis kui ka mobiilis. Trello võimaldab teil prioriteerida ülesandeid ja moodustada erinevaid loendeid. Teil võib olla loend 'To Do Today', loend 'Call to Make' ja palju muud. Valikuid on lõputult.
Võite isegi mis tahes meilid Trellole edastada. Klõpsake Trello pardal 'Kuva menüü', seejärel 'Veel', seejärel 'E-posti-tahvli seaded'. Leiate ainulaadse e-posti aadressi. Edastage kõik meilid sellele e-posti aadressile ja need lisatakse teie Trello tahvlile.
See on väga kasulik kõigi nende meilide jaoks, mis on tegelikult „ülesanded” ja mis pole tingimata aja tundlikud, kuid mida soovite mingil hetkel lahendada.
3. E-posti filtrid ja tellimusest loobumine
Mõlemal on sama eesmärk - jätke postkast vahele. E-kirjade loendist loobumine võtab aega, kuid see on tohutult aja kokkuhoid ja väärt investeeringut. Kui soovite saada e-kirju, kuid mida pole vaja lugeda, näiteks valige oma lemmikkaupluste kupongid ja meililistid, seadistage postkasti vahele jätmiseks ja otse e-posti sildi juurde e-posti filter.
Mul on silt nimega 'Allahindlused ja pakkumised'. Nii lähen alati allahindlusega turul olles lihtsalt sellesse kausta ja näen, mis on saadaval.
4. Kolm parimat nimekirja
E-kirjade lugemine nende saabumisel on täiesti meelevaldne ja reageeriv - vastupidine prioriteetsele ja ennetavale.
Selle asemel, et kogu päeva käeraudu oma e-posti aadressil hoida, koostage igal hommikul nimekiri, kus on esikoha kolme peamist ja isiklikku ülesannet, mille soovite päeva lõpuks täita. Hoian Trellos oma kolme parimat nimekirja. Paber töötab samuti, nagu ka kõik muud kohad, mille loendi säilitamiseks otsustate. Ülesanded peaksid olema nende täitmiseks piisavalt väikesed.
Kui peate kirjutama toimivusülevaate ja see peaks ilmnema nädala pärast, võib esikolmikuks kulutada sellele täna 30 minutit.
5. Lülitage KÕIK e-posti märguanded välja
Teate, kes te olete - kui te ei saa oma telefoni ega kella kontrollimata vestlust pidada, lubage mulle, et võtate täna 10 minutit aega ja lülitate märguanded välja.
Usun, et sülearvutites peaks olema null märguandeid ja telefonides ainult tekstisõnumite märguandeid. E-posti pidev avamine ainult kohe vastamiseks või postkastist välja saamiseks, isegi kui kavatsete Boomerangi kasutada selle edasilükkamiseks mõnele muule päevale, nõuab tööülesannete vahetamist.
Uuringud on tõestanud, et multitegumtöötlus on ebaefektiivne ja meil, kes suudame keskenduda ühele ülesandele, on tohutu eelis. Kui te ei saa end kõigi märguannete väljalülitamiseks, lülitage välja nii palju kui võimalik.
6. Ütle lihtsalt ei
Ja lõpuks, kui kõik muu ebaõnnestub, öelge lihtsalt ei. See on müüt, et peate kalduma kõigi taotluste juurde.
Ärge olge ebaviisakad ja kummituslikud inimesed, kuid kui teil on mõni ülesanne, mis lihtsalt ei tundu selle nädala jooksul kunagi piisavalt oluline, siis öelge inimesele, et te ei saa neid lihtsalt aidata. Või mõelge välja viis nende aitamiseks, mis võtab teie ajast viis minutit või vähem. Ja kui teate veel kedagi, kes võib-olla hindab võimalust ülesande täitmiseks, vaadake, kas saate teha koostööd ja kaasata ka teisi seda tööd tegema.