Peale äriplaanide on kokkuvõtted kõigist äridokumentidest ilmselt kõige olulisemad. On õiglane öelda, et peaaegu iga suur otsus mis tahes suurusega ettevõttes hõlmas otsustusprotsessi käigus kokkuvõtet.
Kahjuks arvavad paljud inimesed valesti, et kommenteeritud kokkuvõte on dokumendi kokkuvõte, nagu näiteks „Cliff Notes”. Ei, ei.
Kokkuvõtte eesmärk on soovitada otsust, mitte anda teavet. Pikem dokument annab selle soovituse kohta üksikasjaliku ülevaate.
Põhineb vabalt vestlustel, mis mul on olnud ettepanekuguruga Tom Sant , saate kirjutada kommenteeritud kokkuvõtte, mis veenab juhti (või juhtmeeskonda) otsust tegema:
1. Kirjeldage probleemi, vajadust või eesmärki.
Sõnade „KOKKUVÕTE” all selgitage ühe või kahe lausega (kõige rohkem), miks otsust on vaja. Olge konkreetne ja lisage võimaluse korral kvantifitseeritavad mõõtmised.
Vale:
Selles dokumendis kirjeldatakse XYZ-lahendust üksikasjalikult. Siin on kokkuvõte selle sisust ...
Paremal:
Telekommunikatsioonivõrgu katkestuste tõttu on aastane tulu puudujääk 10 miljonit dollarit.
2. Kirjeldage soovitud tulemust.
Ühes või kahes lauses (maksimaalselt) kirjeldage, mis saab teisiti, kui probleem lahendatakse, vajadus täidetakse või eesmärk saavutatakse. Ärge esitage lahuse üksikasju.
Vale:
1. peatükis kirjeldame mitut standardile vastavat analoogvoo kondensaatorit ...
Paremal:
Meie hinnangute kohaselt (vt 1. jagu) suurendab nende seisakute vähendamine või kõrvaldamine meie kasumlikkust kuni 20%.
3. Kirjeldage oma pakutavat lahendust.
Sõna „ETTEPANEK” all kirjeldage lühikeste lõikudena oma probleemi lahenduse element (nagu 1. etapis), mis loob soovitud tulemuse (nagu 2. etapis).
Igas lõigus vaadake suurema dokumendi jaotisi, kus teie lahenduse seda osa on üksikasjalikult kirjeldatud. Muutke iga lõik teravaks ja loetavaks. Vältige kõnepruuki, ebakindlat ja asjatut abstraktsiooni. Kui vähegi võimalik, korraldage lõigud järkjärguliseks plaaniks.
Vale:
Meie olemasoleva infrastruktuuri kasutamine aitab ära kasutada varasemaid tehnoloogiainvesteeringuid, optimeerides samal ajal ümberõppenõudeid. Suurenenud töökindlus põhjustab meie missioonikriitilise tootlikkuse plahvatuse, luues seeläbi monetiseeritud konkurentsieelise.
Paremal:
Eespool nimetatud probleemi lahendamiseks pakume järgmist:
1. Ostke ja installige proovisüsteem. See võimaldab meil uut tarkvara testida, ohustamata meie igapäevaseid toiminguid. Selle piloodisüsteemi nõudeid on kirjeldatud 4. osas.
[veel samme]
4. Selgitage, kuidas riskidest üle saate.
Iga äriotsus, mis pole mõttetu, hõlmab teatud riski. Seepärast kirjeldage pealkirja „RISKID” all lühidalt neid riske ja seda, kuidas te soovitate neist üle saada (või miks need tegelikult ei ole riskid).
Hoidke need punktid veel kord tihedalt. Kasutage selget keelt. Sarnaselt eelmisele sammule siduge iga lõik pikema dokumendi vastava jaotisega.
Vale:
Pakutav lahendus on müüja agnostiline ja integreerub mitmesse süsteemi arhitektuuri, kasutades kohandatud käivitamiseks valmis skripte ...
Paremal:
Kogu klienditeeninduse osakonna ümberkujundamiseks peame oma personali ümber õpetama, mis võib lühendada osakonna reageerimisaega. Siiski plaanime seda võimalust vähendada, kirjutades kohandatud koolitusjuhendi.
5. Küsige soovitud otsust.
Pealkirja „SOOVITUS” all kirjeldage võimalikult lühikese sõnaga otsust, mille soovite, et juht (s) teeksid. Ole täpne.
Kui otsus hõlmab raha, lisage summa. Kui on mingeid põhjuseid, miks otsus tuleb teha kindlaks ajaks, pange need pinnale.
Vale:
Meie jätkuv mure telefonisüsteemi katkemise pärast mõjutab meie ettevõtet jätkuvalt ja seetõttu tuleks sellega kiiresti tegeleda.
Paremal:
Selle projekti lõpetamiseks jooksva eelarveaasta lõpuks ilma meie praegust tegevust häirimata peame kinnitama järgmise kvartali IT-eelarve suurendamise 2 miljoni dollari võrra.
Juhikokkuvõtete näidised
Allpool on kaks ülalkirjeldatud kokkuvõtet sellisena, nagu need tegelikult ilmuvad. Et te ei arvaks, et esimene näide on kunstlikult läbipaistmatu, kinnitan teile, et olen isiklikult halvemat näinud. Palju hullem.
Vale:
KOKKUVÕTE
Selles dokumendis kirjeldatakse XYZ-lahendust üksikasjalikult. Siin on kokkuvõte selle sisust:
1. peatükis kirjeldame mitut standardile vastavat analoogvoo kondensaatorit ...
[veel peatükkide kokkuvõtteid]
Meie olemasoleva infrastruktuuri kasutamine aitab ära kasutada varasemaid tehnoloogiainvesteeringuid, optimeerides samal ajal ümberõppenõudeid. Suurenenud töökindlus põhjustab meie missioonikriitilise tootlikkuse plahvatuse, luues seeläbi monetiseeritud konkurentsieelise. Pakutav lahendus on müüja agnostiline ja integreeritakse mitmesse süsteemi arhitektuuri, kasutades kohandatud käivitamiseks valmis skripte.
Meie jätkuv mure telefonisüsteemi katkemise pärast mõjutab meie ettevõtet jätkuvalt ja seetõttu tuleks sellega kiiresti tegeleda.
Paremal:
KOKKUVÕTE
Telekommunikatsioonivõrgu katkestuste tõttu on aastane tulu puudujääk 10 miljonit dollarit.
Meie hinnangute kohaselt (vt 1. jagu) suurendab nende seisakute vähendamine või kõrvaldamine meie kasumlikkust kuni 20%.
ETTEPANEK
Eespool nimetatud probleemi lahendamiseks pakume järgmist:
- Ostke ja installige proovisüsteem. See võimaldab meil uut tarkvara testida, ohustamata meie igapäevaseid toiminguid. Selle piloodisüsteemi nõudeid on kirjeldatud 4. osas.
[veel samme]
RISKID
- Madalama reageerimisaja võimalus . Ülaltoodud plaani 3. etapis peame oma personali ümber õpetama, mis võib ajutiselt vähendada osakonna keskmist reageerimisaega. Siiski plaanime seda võimalust vähendada, kirjutades kohandatud koolitusjuhendi.
[rohkem riske]
SOOVITUS
Selle projekti lõpetamiseks jooksva eelarveaasta lõpuks ilma meie praegust tegevust häirimata peame kinnitama järgmise kvartali IT-eelarve suurendamise 2 miljoni dollari võrra.
Tõsiselt, milline neist kahest kommenteeritud kokkuvõttest võib teie arvates viia parima otsuseni?