Juhtimistreenerina on üks peamisi asju, millega juhtidega töötan, nende produktiivsus. See on levinud probleem paljudes organisatsioonides, eriti suure kasvuga ettevõtete puhul. Ettevõtte kiire kasv ja muutuste tempo jätavad paljud juhid võitlema organiseeritud ja keskendunud püsimise nimel, mille tulemuseks on nõrgad isiklikud tulemused.
Mis tahes tootlikkussüsteemi võti on keskenduda väärtusele, mitte pingutusele. Juhid, kes keskenduvad iga päev oma ülesandeloenditest võimalikult paljude asjade kontrollimisele, mõtlemata selle üle, mida nad nendesse nimekirjadesse panevad, saavad palju tehtud, kuid ei suuda sageli märkimisväärseid tulemusi anda. Juhid, kes kaaluvad, mis on kõige olulisemad ja suurema mõjuga tegevused, loovad pikaajalist väärtust ja on erakordselt edukad.
Üks parimatest harjumustest, mis aitab teil seda teha, on isikliku iganädalase planeerimisprotsessi väljatöötamine. Võttes aega nädala planeerimiseks, saate kindlaks teha oma aja ja energia parima kasutamise ning korraldada ennast edukaks. Nii plaanin oma nädala pühapäeva õhtul, et saaksin enesekindlalt vastu esmaspäeva hommikut joosta.
1. Tehke meeltepühkimine.
Esimene asi, mida ma teen alati, kui mõtlen laiemale pildile ja üritan planeerida, on mõtetega puhtaks pühkimine. See protsess tutvub erinevate kategooriate viipade loendiga, otsides asju, mida üritan meelde jätta, ja võetud kohustusi (mida teadlased nimetavad) tunnetuskoormus ) ja viib need paberile. See ajab segavad tegurid mu peast välja, et saaksin paremini keskenduda käimasolevale tööle.
2. Vaadake üle tulevane nädal.
Minu järgmine samm on üle vaadata järgmise nädala ajakava. Soovitan kasutada kaitsetava kalendri strateegiat, mis parandab teie tööviljakust, korraldades ajakava suurteks ajahulkadeks, rühmitades ülesanded tähtsuse ja kiireloomulisuse järgi. See hõlbustab töö korraldamist ja haldamist.
Kui minu plaan pole hästi korraldatud, palun muudatusi, et oma kalendris pidevalt aega vabastada, et luua keskendunud aega ning optimeerida reisi ja logistikat. See on ka aeg, et tuvastada kõik ettevalmistustööd või ülevaated, mida pean nädala jooksul tegema.
3. Ootan kolm kuni viis nädalat väljas.
Kui see nädal on mul kontrolli all, ootan veel kolm kuni viis nädalat kõike, mis nõuab minult järgmise seitsme päeva jooksul mis tahes toiminguid. Otsin selliseid asju nagu reisikorraldus, suurem projektitöö ja loominguline areng. See hoiab ära üllatusi, mis tekitavad mulle või mu meeskonnale tulekahjuõppusi.
4. Mõtiskle viimase nädala üle.
Kui olen tulevikust hästi aru saanud, vaatan tagasi viimasele või kahele nädalale ja näen, kas varasematest üritustest on mõni avatud teema või toiming, millest ma võin ilma jääda. Otsin võimalusi kiirete tänukirjade kirjutamiseks ja eelmiste koosolekute tulemuste kinnitamiseks. Võtan ka selle aja, et mõtiskleda selle üle, mis läks hästi ja mis mitte ning kuidas saaksin oma ajakava ja edasist planeerimist paremaks muuta.
5. Kontrollige oma pikaajalisemaid eesmärke.
Järgmisena kontrollin oma kvartali eesmärke ja põhitulemusi. Lähtuvalt sellest, kus ma veerandi lõpus tahan olla, kontrollin, kus pean edasiminekut tegema ja seadma ülesandeid eelolevaks nädalaks. Samuti võtan ühendust inimestega, kellega mul on vaja aega kokku leppida või koosolekuid kokku leppida või koostööd teha.
6. Sorteeri kiireloomulisuse ja mõju järgi.
Kui mul on ülesanded ja meeldetuletused kirja pandud, hakkan sorteerima ja korraldama. Panen märkmeid keerukuse ja suuruse kohta ning sorteerin need siis kahe peamise kriteeriumi järgi. Esiteks on kiireloomulisus, mis on selle nädala ülesande kriitiline tähtsus. Põhimõtteliselt, kui ma lükkan selle järgmisele nädalale, kas see tekitab mulle või teistele probleeme? Teine kriteerium on mõju, see tähendab, kui palju väärtust see ülesanne minu jaoks lühikeses ja pikas perspektiivis loob.
Kui olen asju õigesti teinud, on minu ajakava hästi struktureeritud ja mul on plaan, kuidas nädal kulgeb. Mul on keskendunud töö jaoks mitu ajablokki, rühmitades sarnased ülesanded, et saaksin jääda samasse mõtteviisi ja minimeerida ülesannete vahetamist.
Muidugi juhtub elu ja esmaspäeva hommikul võib tulla midagi ootamatut ja ma pean kõik ümber planeerima. Ja see on hea.
Planeerimise väärtus ei ole see, et kava täiuslikult täidetaks. See on nii, et kui see nii ei ole, saate aru, mis on teie taldrikul, millised on teie prioriteedid ja kuidas soovite plaanis püsimiseks asju ümber korraldada.
