Olen nüüdseks olnud umbes kolm aastat kaugtöötaja ja õppinud, kuidas kodus olles produktiivne olla, ning ka ettevõtte asutajana kaugmeeskondi juhtida. Aga ütlen ausalt - mul kulus kaua aega, kuni sain aru, kuidas kaugtööd tõhusaks muuta. Ma olin nii harjunud, et mind segati igal sammul reaalajas suhtlemise ja e-posti teel, ma lihtsalt eeldasin, et see on nii kõigi jaoks.
Kui töötasin iseseisvalt ja hakkasin diagnoosima kogu aeg katkestamise probleemi, leidsin, et suurem osa mu ebaproduktiivsest ajast kulus olekuvärskenduste andmisele ja kogumisele kõigilt, kellega töötasin. Mida vähem olid inimesed, eriti juhtivatel kohtadel olevad inimesed, minu tegemiste kohta teadlikud, seda rohkem e-kirju, tekstsõnumeid ja vestlussõnumeid nad mulle saatsid. Mõnel juhil on kõik korras, kui ta pole ringis, kuid mõnel tekib ants, kui ta ei kuule teist üle tunni. See oli kõigi jaoks aja raiskamine.
Nii et ma tegin ühe muudatuse, millel oli suur mõju. Hakkasin igal esmaspäeva hommikul saatma meili, mille pealkiri oli 'Minu nädala plaan'. Selles e-kirjas rääkisin saajatele täpselt, mis mul nädalaga plaanis oli ja küsisin, kas neil on küsimusi või muudatusi, mida nad sooviksid minu prioriteetidesse teha.
See näeb välja selline:
Tere, kõik - minu prioriteet sellel nädalal on keskenduda ajaveebipostituste avaldamisele ning meie turundus- ja partnerlusplaani lõpuleviimisele.
Siin on mõned tegevused, millega tegelen:
Postitage siseveebi artikkel kodust töötamise kohta.
Looge eelmisel nädalal arutatud turundusplaani mustand, et saada selle kinnitamine selle nädala lõpuks.
Mul on sel nädalal mitu kohtumist meie partneritega. Saadan nendest aruteludest kokkuvõtte.
Aitäh! Kui teil on küsimusi või soovite näha mingeid muudatusi minu prioriteedis, palun andke mulle sellest teada.
Aitäh!
- Robbie
Sõltuvalt selle nädala tegevustest lisaksin ka jaotise 'Mis ma eelmisel nädalal lõpetasin'. See jaotis näeb välja selline:
Eelmisel nädalal sain avaldada kaugblogipostituse, rääkida kolme meie partneriga ja sain valmis meie eelmisel nädalal arutatud meie turundusplaani kavandi. Lootsin, et turundusplaan on lõplikult vormistatud, kuid ootan siiski Suzy puhkust tagasi tulemist ja vaatan selle koos temaga sel nädalal tagasi tulles üle.
See on kasulik e-kiri, mida klientidele saata, kuid see on kasulik ka sisemiselt. Kui olete ettevõtte asutaja või tegevjuht, näeks teie meiliaadress töötajatele välja selline:
Tere, kõik - siin on meie selle nädala prioriteedid ja suund.
Peame suurendama oma liigse varude müüki. Kas turundusmeeskond saab koostada plaani kõigi meie laos olevate kasutamata varude müümiseks? Kui me ei müü seda 30 päeva jooksul, peame inventuuri utiliseerima.
Meie e-posti kampaaniad lähevad suurepäraselt. Teeme neid rohkem. Läheme üle ühelt e-posti nädalalt 2-le meilile nädalas.
Järgmise 30 päeva jooksul tühistage kõik tarbetud koosolekud, mis pole seotud müügieesmärkidega. Oleme krõbistamisrežiimis ja tahaksin, et keskenduksime näpunäidetele, mida saame teha. Ma tean, et mõnel teist on ka minuga olulisi kohtumisi, kuid kui see pole seotud müügiga, lükake kutse praegu edasi.
- Robbie
Samuti võite paluda oma meeskonnal saata teile sarnaseid iganädalasi värskendusi selle kohta, mida nad on saavutanud ja millised on nende plaanid eelolevaks nädalaks.
Kui me minu meeskonnaga selliseid kirju saadame, siis klientidele ja meeskonnakaaslastele see tavaliselt meeldib. See vähendab nende ärevust ja annab neile rohkem nähtavust sellele, millele iga inimene keskendub. Samuti vähenevad katkestused märkimisväärselt, sest saajale kinnitatakse, et olete asjadega kursis ja ta ei vaja kogu aeg töötamiseks meeldetuletust.
See üks e-kiri võib teie ettevõtet palju aega kokku hoida.
