Halvad koosolekud: me kõik oleme neid kogenud. Olgu selleks kehv planeerimine, liiga palju rääkimist või ettevalmistuse puudumine, raiskavad halvad koosolekud kallist aega ja raha.
Kuid Amazoni asutaja ja tegevjuht Jeff Bezos võis lõhkuda koodide, et muuta koosolekud produktiivsemaks. Oma iga-aastase kirjaga aktsionäridele, samuti a hiljutine intervjuu, Bezos andis ülevaate sellest, mida Amazon kohtumiskultuur näeb välja.
Kõik taandub kolme lihtsa reegli järgimisele.
'Kaks pitsa' meeskonda.
'Püüame luua meeskondi, mis ei ole suuremad kui kaks pitsat toita saavad,' ütles Bezos. 'Me nimetame seda kahe pitsa meeskonna reegliks.'
Kui olete kunagi olnud liiga paljude inimestega koosolekul, saate selle tarkusest aru. Mida suurem on meeskond, seda rohkem on arvamusi - ja seda raskem on järeldustele jõuda ja otsuseid langetada. Ja kui mõnele neist paljudest inimestest meeldib lihtsalt oma häält kuulda, on teie koosolekud kindlasti ajamõtlejad.
mis märk on 28. juuli
Kuid kahe pitsa meeskonna reegli abil saate tasakaalu erinevate seisukohtade ja ideede hankimisel, jäädes samas vilgas ja juhitavaks.
PowerPoint puudub.
'Amazoni sees ei kasutata ühtegi PowerPointi,' kuulutab Bezos uhkusega. 'Keegi koosoleku jaoks on ette valmistanud kuueleheküljelise ... jutustavalt struktureeritud memo. Sellel on reaalseid lauseid ja teemalauseid, tegusõnu ja nimisõnu - see pole mitte ainult täpp.
Bezos kirjeldab hiljuti aktsionäridele saadetud kirjas nende memodega seotud tööd, mille kirjutamine ja täpsustamine võib tema sõnul võtta kuni nädala või rohkem:
'Suurepärased memod kirjutatakse ja kirjutatakse ümber, jagatakse kolleegidega, kellel palutakse tööd paremaks muuta, paariks päevaks kõrvale jätta ja siis värske meelega uuesti redigeerida. Neid ei saa lihtsalt ühe või kahe päeva jooksul teha. '
Nagu minu oma kolleeg Carmine Gallo märkis hiljuti, sellised memod on suurepärane idee, sest meie aju töötleb head jutustamist palju paremini kui tõsised andmed. Sellised narratiivsed memod annavad autoritele võimaluse oma ideede taga olevad mõtted täielikult edastada ja koosolekul osalejatele võimaluse täielikke mõisteid paremini mõista.
Muidugi ei tähenda ükski see midagi, kui koosolekul osalejad ei valmista ette, mis teeb kolmanda reegli kõige paremaks.
Alustage vaikusest.
'Me lugesime neid memosid koosoleku ajal vaikselt läbi,' ütleb Bezos. 'See on nagu õppesaal. Kõik istuvad ümber laua ja me loeme vaikselt, tavaliselt umbes pool tundi, kui kaua meil dokumendi lugemine aega võtab. Ja siis arutame seda. '
kuidas lõvimehes huvi taas äratada
Võite ette kujutada, miks see nii kasulik on. Mitu korda olete pääsenud tähtsale koosolekule, kus parimatest kavatsustest hoolimata pole te lihtsalt nii ette valmistatud kui soovite?
'Nii nagu keskkooliealised lapsed, bluffivad juhid koosoleku läbi, nagu oleksid nad memot lugenud,' ütleb Bezos. 'Sest me oleme hõivatud. Ja nii, et peate mälestuse lugemise aja tegelikult välja selgitama - selleks on kohtumise esimene pooltund. Ja siis on kõik tegelikult memot lugenud, nad ei teeskle lihtsalt memo lugemist. '
Bezos on varem selle kasutamist ülistanud meetod sest see tagab kõigi sealsete inimeste jagamatu tähelepanu. Lisaks aitab see paremini ette valmistada neid, kes selliseid arutelusid juhivad - oskuste ja keskendunud mõtte tõttu, mida on vaja nende memode koostamiseks. 'Täislauseid on raskem kirjutada,' selgitab kuulus asutaja. 'Ei saa kuidagi kirjutada kuueleheküljelist jutustavalt struktureeritud memot ja selget mõtlemist.'
Selle rakendamine praktikas.
Olen seda meetodit oma koosolekutel kasutanud ja võin selle tõhususe eest toetada. Koosoleku moderaatorina võite olla kindel, et kõik alustavad kindla alusega ja et nad kõik on samal lehel. (Vabandust, ei suutnud vastu panna.)
Kuid ennekõike annate inimestele oma parima töö tegemiseks vajaliku:
Aeg.
Aeg mõistmiseks. Aeg pikemaks järelemõtlemiseks. Aeg keskendunud mõtlemiseks.
miks jäär mehed petavad
Kõik see viib sügavamate avastusteni.
Nii et pidage meeles:
Kahe pitsa meeskonnad. PowerPoint puudub. Alustage vaikusest.
Järgige neid kolme lihtsat reeglit ja muutke oma kohtumised ajaraiskamisest geniaalsete ideede allikaks.
