„Liiga palju koosolekuid” ja „Ebaproduktiivsetel koosolekutel raisatud liiga palju aega”. Kui ettevõte võitleb töötajate vähese kaasatusega, leiate alati ühe neist kaebustest nimekirja ülaosast.
Need näevad välja nagu kaebused koosolekute kohta, kuid tegelikult on need avaldused lugupidamatuse tundmise kohta.
Kui keegi ütleb, et on liiga paljudel koosolekutel, siis nad ütlevad, et inimesed, kes neid koosolekuid kokku kutsuvad, ei pööra tähelepanu kõigile teistele olulistele töödele nende taldrikul. Töötaja käib koosolekutel rohkem, kui nende töökoormus lubab, sundides neid varastama puhkepausidelt, puhkustelt ja peredelt aega, et nad saaksid palgatõendi saamiseks teha tööd, mida nad peavad tegema.
Kui keegi kurdab aja raiskamise üle * ebaproduktiivsetel * koosolekutel, siis nad ütlevad, et koosoleku juht ei austanud meeskonda piisavalt, et tulemuslikku koosolekut planeerida. Kiirustatud juht võib väita, et neil polnud lihtsalt aega koosoleku plaani kokku panna, mis teeb selle veelgi hullemaks, sest nüüd on väga selge, et juhi aeg on kallis, kuid on vastuvõetav raisata kõigi teiste aega.
Suure jõudlusega organisatsioonid korraldavad õigel ajal õigeid kohtumisi õigete inimestega. Nad austavad aega, mille töötajad investeerivad koosolekutele, ja veenduvad, et seda kasutatakse produktiivselt.
Tähtis on aja alustamine ja lõpetamine, nagu ka õiglane kohtumise aja jagamine. Veelgi olulisem on see, et arvestavad juhid töötavad koosolekute kavandamise nimel, et minimeerida muude tööde häirimist ja vältida ebavajalikke osalejaid.
Siin on viis viisi, kuidas arutada kohtumiste ajastamist.
1. Planeerige koosolekud loomuliku üleminekuajaga, et minimeerida ülesande vahetamise aega.
Tõhus ajakava parandab fookust koosolekute ajal, vähendab tööülesannete vahetamise kulusid ja pikendab muu töö jaoks produktiivset fookuse aega. Ülesannete vahetamine on aeg, mis kulub teie tähelepanu suunamiseks ühelt ülesandelt teisele ja uuesti keskendumisele. Ülesande vahetamise ajakaristus võib tühistada 10–50 minutit päevas.
Koosolekud toimusid esimese asjana hommikul, vahetult enne keskpäevast pausi, ja päeva lõpus joondusid ajad, mil töö on juba loomulikult häiritud. See loob igale koosolekule ainult ühe, mitte kahe ülesande vahetamise katkestuse.
2. Ajakavad koosolekute ettevalmistamiseks piisavalt aega.
Selleks, et koosoleku aeg oleks produktiivne ja keskendunud, peavad kõik tulema ette valmistunud. Neil on vaja aega päevakorra ülevaatamiseks, aruannete lugemiseks ja nende poolt küsitavate küsimuste kaalumiseks.
Vähemalt kaks päeva ette kavandatud kohtumised annavad inimestele aega tulla ettevalmistatuna.
3. Jätke koosolekute vahel aega üleminekuks.
Produktiivsed koosolekud algavad õigel ajal, mis muutub võimatuks, kui inimestel napib aega, mis on vajalik ühelt koosolekult lahkumiseks ja järgmisele jõudmiseks.
Mitme koosolekuga päevadel tagab koosolekute kavandamine vähemalt 10 minutit enne järgmise koosoleku algust lõpule, et inimestel oleks aega graatsiliselt üle minna. See on piisav aeg, et teha kiire reis tualettruumi ja tagastada paar kiiret teadet, mis muudab kõigi keskendumisvõimes tohutult erinevust.
4. Blokeerige täis- või poolepäevane kohtumine ilma koosolekuteta.
Suure jõudlusega isikud blokeerivad regulaarselt aega töö jaoks, mida nad soovivad teha. Aja blokeerimisena saate selle kasu kogu grupis korrutada määratud koosolekutevaba fookusajaga.
See annab kõigile teada, et nad saavad loota igale nädalale individuaalse töö tegemiseks mitu tundi järjest, muutes selle hõlpsamaks planeerimiseks, vähendades ärevust ja suurendades tootlikkust. See on eriti oluline teadmistöötajate jaoks, kes vajavad oma parima töö tegemiseks ja voolu sisse saamiseks suuri katkematu aja plokke.
Näiteks jätab meie meeskond nii teisipäeva kui reede koosolekutest vabaks.
5. Muutke koosolekud vabatahtlikuks.
Lõpuks on lihtsaim viis kõigi aega austada, kui austada nende otsust selle kohta, kuidas seda aega kõige paremini kasutada. Kui teie meeskond tunneb, et koosolekuid on liiga palju, andke neile teada, et nad saavad loobuda kohtumistest, mida nad oma töö jaoks tarbetuks peavad.
Ja kui nad tunnevad, et koosolek pole tulemuslik, võtke omaks „kahe jala seadus“. Seetõttu on okei lahkuda koosolekult vaikselt, kui mõistate, et see pole teie aja hea kasutamine.
Kui teie organisatsioon üritab ebaproduktiivseid koosolekuid kalendrist eemal hoida, annab vaid mõni neist näpunäidetest poliitikatena võimsa austuse sõnumi. Kui töötate koosolekute kavandamisel, mis austavad kõigi aega, on teile kasulik, kui teil on rohkem pühendunud ja lojaalseid töötajaid, kes panevad selle aja teie heaks tööle.
